Beschluss:

Der Planungs-, Klimaschutz- und Umweltausschuss nimmt den Zwischenbericht der Verwaltung zur Kenntnis.

Protokoll:

Herr Vieten verweist auf die detaillierte Verwaltungsvorlage zum Thema „Flächenoptimierung und Desk-Sharing“. Er betont, dass es bei der Kreisverwaltung noch ein erhebliches Potential gebe, um in größerem Umfang Energie-, Betriebskosten und Finanzmittel in der Bauunterhaltung einzusparen, alleine durch Optimierung des Büroflächenbedarfs und neuer Arbeitsmodelle. Herr Vieten informiert, dass in einem nächsten Schritt eine Potentialanalyse zum Thema durchgeführt werde. Die Kreisverwaltung unterhält überwiegend eigene Gebäude und dies an verschiedenen Standorten. Daher sollen zunächst die derzeitigen Nutzungen und der aktuelle Büroflächenverbrauch untersucht werden. Herr Vieten betont, dass der Ausschuss nach Vorlage der Ergebnisse natürlich wieder zeitnah informiert werde, um dann die nachfolgenden Schritte zu diskutieren und ggfs. zu beschließen.

Frau Steiner fragt zum Stand der Digitalisierung bei der Kreisverwaltung, die ja notwendige Grundlage für ein Desk-Sharing sei. Herr Vieten informiert, dass bislang die Hälfte aller Ämter mit elektronischen Akten arbeiten, der sogenannte E-Akte. Allerdings sei die Umstellung auf die E-Akte bei den Ämtern etwas komplizierter, die verschiedene und auch anspruchsvolle Fachverfahren einsetzen. Herr Vieten betont, dass trotz alledem geplant sei, die Digitalisierung in der Kreisverwaltung bis 2027 vollständig umzusetzen. 

Frau Borggräfe fragt nach einer Übersicht, welche Ämter und Bereiche in der Kreisverwaltung bereits mit der E-Akte und auch im Rahmen von Desk Sharing arbeiten. Herr Vieten sagt zu, eine entsprechende Auflistung der Niederschrift beizufügen. (Anmerkung der Schriftführung: Diese Übersicht ist der Niederschrift als Anlage zu TOP 5 beigefügt.)
Herr Vieten führt aus, dass z. B. Sitzungsräume, KFZ und Hardware für Besprechungen nur noch digital gebucht werden können. Er berichtet von sogenannten „Jedermann-Büros“, Räume die ämterunabhängig von den Mitarbeitern genutzt werden können, die z. B. zwischen den Standorten Neus und Grevenbroich pendeln.

Frau Leiermann erkundigt sich zum Datenschutz. Herr Vieten antwortet, dass der Datenschutz selbstverständlich eine große Rolle spiele. So könne sich natürlich ein Kollege vom Jugendamt nicht ein Büro mit einem Mitarbeiter des Rechnungsprüfungsamtes teilen.