Beschlussempfehlung:

Der Ausschuss nimmt den Zwischenbericht der Verwaltung zur Kenntnis.

Sachverhalt:

In der Sitzung des Finanzausschusses am 05.03.2024 wurden die Haushaltsanträge der Fraktionen CDU, FDP, UWG/Zentrum vom 23.02.2024 (Antrag Nr. 9) und der Fraktionen SPD und Bündnis 90/Die Grünen vom 22.02.2024 (Antrag Nr. 48) einstimmig beschlossen (https://session.rhein-kreis-neuss.de/bi/getfile.asp?id=94634&type=do). Die Anträge 9 und 48 wurden nach Aussprache im Finanzausschuss im Produkt 010.111.091 zusammengefasst und HH-Mittel in Höhe von 250.000 Euro bereitgestellt.

Grundsätzlich ist die Reduzierung und Optimierung des Büroflächenbedarfs in kreiseigenen Liegenschaften zu begrüßen. Durch eine Reduzierung des Büroflächenbedarfs insgesamt und neue Arbeitsmodelle (Desk Sharing, Remote Work etc.) können in größerem Umfang Energiekosten, Betriebskosten und Kosten in der Bauunterhaltung eingespart werden. Eine kosteneffiziente und ressourcenschonende Nutzung der kreiseigenen Gebäude ist daher eine zentrale Zielsetzung des Amtes für Gebäudewirtschaft.

Desk-Sharing

Desk Sharing ist ein modernes und flexibles Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch oder Arbeitsplatz haben. Stattdessen können sie jeden Tag entscheiden, an welchem Schreibtisch oder in welchem Büro sie arbeiten wollen. Seit einigen Jahren forciert das Baudezernat Desk Sharing-Modelle in der Kreisverwaltung. In größerem Umfang werden Desk Sharing-Modelle bereits in verschieden Fachbereichen eingesetzt (u.a. ZS 4, Rechnungsprüfungsamt, 36 -Bußgeldstelle, Sozialamt, Jugendamt). Daneben wurde Anfang 2024 ein neues elektronisches Raum- und Ressourcenbuchungssystem durch das Dezernat VI eingeführt, dass den Mitarbeitenden im Desk-Sharing-Modell ermöglicht, Arbeitsplatz und Schreibtisch ihrer Wahl schon im Vorfeld elektronisch zu buchen. Unter Beteiligung des Personalrates wurde ferner am 30.01.2024 eine verbindliche Richtlinie für Desk Sharing in der Kreisverwaltung erlassen (sh. Anlage).

Desk Sharing-Modelle eignen sich aktuell noch nicht in allen Bereichen der Kreisverwaltung, vor allem dort nicht, wo die Voraussetzungen für digitale Arbeitsabläufe (noch) nicht vorliegen und spezielle Anforderungen im Datenschutz oder im Publikumsverkehr gelten. Deshalb verfolgt die Gebäudewirtschaft entsprechende Umstellungen schrittweise unter Beteiligung der Mitarbeitenden in den Fachbereichen und des Personalrates.

Mit Blick auf die im Antrag gewünschte kleine Kantine wird noch an verschiedenen Modellen gearbeitet.

Büro-Flächenoptimierung

Im Rahmen von fortschreitender Digitalisierung und neuen Arbeitsmodellen sieht die Verwaltung ein großes Potential, um Büroflächen zu reduzieren. Derzeit sieht die Gebäudeverwaltung allerdings zunehmende Anforderungen durch Fachbereiche. Ursächlich sind hierfür erweiterte oder neue Aufgaben für die Kreisverwaltung (Strukturwandel, Ausländerbehörde, Planungsamt usw.), die für einen Personalaufwuchs in einigen Fachbereichen sorgen. Hier wird bereits mit Instrumenten wie Desk Sharing, Ausbau von Remote Work und Arbeitsplatzverdichtung reagiert.

Für die Beauftragung einer Studie hat das Amt für Gebäudewirtschaft zunächst eine Marktanalyse durchgeführt und Gespräche mit Firmen, Instituten und Hochschulen geführt. Unter wirtschaftlichen Erwägungen soll in zwei Schritten vorgegangen werden. Da die Kreisverwaltung überwiegend eigene Gebäude an verschiedenen Standorten unterhält, soll zunächst eine Potentialanalyse Aufschluss über den derzeitigen Büroflächenverbrauch und die derzeitige Nutzung geben. Die Potentialanalyse soll die notwendigen Eckpunkte und Rahmenbedingungen aufzeigen und im Ausschuss vorgestellt und beraten werden.

Die hierdurch gewonnenen Erkenntnisse sollen unter Berücksichtigung der politischen Beratung zielgerichtet in einer zweiten Auftragsvergabe vertieft werden, die verschiedene Umsetzungsszenarien für die zukünftige Nutzung und Flächeneinsparung der verschiedenen Kreisgebäude entwickelt. Hierbei soll neben dem Ziel der Flächenoptimierung auch das Ziel einer weiterhin effektiven Aufgabenerledigung, eines attraktiveren Arbeitsumfelds sowie einer hohen Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berücksichtigt werden.

Im Rahmen der durchgeführten Marktanalyse hat das Amt für Gebäudewirtschaft Ende 2024 das Unternehmen „Internationales Institut für Facility Management GmbH“ mit der Erstellung einer Potentialanalyse beauftragt. Die Potentialanalyse wird derzeit in Zusammenarbeit mit dem genannten Unternehmen durchgeführt. Mit den Ergebnissen der Potentialanalyse ist im 2. Quartal 2025 zu rechnen, die dann im Ausschuss vorgestellt werden.