Beschlussvorschlag:

Der Kreisjugendhilfeausschuss nimmt die Ausführungen zur Umsetzung der Empfehlungen der gpaNRW zur Kenntnis.

Sachverhalt:

Die gpaNRW hat in der überörtlichen Prüfung des Rhein-Kreises Neuss das Jugendamt für den Bereich der Hilfen zur Erziehung geprüft und den Bericht ist in der letzten Ausschusssitzung vorgestellt.

Der Bericht enthält Feststellungen zur Ist-Situation im Jugendamt des Rhein-Kreises Neuss für den Bereich der Hilfen zur Erziehung und leitet daraus Handlungsempfehlungen ab. 

Der Kreisjugendhilfeausschuss hat die Verwaltung beauftragt, die Handlungsempfehlungen umzusetzen und im Kreisjugendhilfeausschuss regelmäßig darüber zu berichten.

Im Folgenden sind die Empfehlungen mit dem jeweiligen Stand der Umsetzung aufgeführt:

Organisation und Steuerung

Empfehlung 1

Der Rhein-Kreis Neuss sollte zukünftig die Außenstellen besser in die strukturellen und organisatorischen Abläufe einbinden, insbesondere um die qualitative Aufgabenerledigung gewährleisten zu können. Denkbar wäre es, beispielsweise Teamleitungen für die Außenstellen zu benennen und/oder einen regelmäßigen Austausch über wöchentliche Videokonferenzen sicherzustellen.   

Umsetzung: Die Außenstellen werden über eine Ausweitung der Teambesprechungen und häufigere Teilnahme des Abteilungsleiters stärker in die Abläufe eingebunden. Die Benennung von Teamleitungen bzw. die Schaffung entsprechender Teamleitungsstellen wird derzeit seitens der Verwaltungsspitze geprüft.

Empfehlung 2

Der Rhein-Kreis Neuss sollte für die Gesamtsteuerung die gelebten Prinzipien und die bisher formulierten Ziele gemeinsam mit Politik und Verwaltung zu einer Gesamtstrategie zusammenführen. Daraus sollte das Kreisjugendamt dann konkrete, messbare Ziele und darauf ausgerichtete Maßnahmen entwickeln. Die Zielerreichung sollte der Kreis regelmäßig überprüfen, um ggf. Maßnahmen anzupassen.                                     

Umsetzung: Unter Einbeziehung der Verwaltungsspitze und des Kreisjugendhilfeausschusses wird eine Gesamtstrategie für das Jugendamt entwickelt. Dazu wird derzeit in einer internen Arbeitsgruppe eine Roadmap für den Entwicklungsprozess in Form eines Projektes erarbeitet.

Empfehlung 3

Das Kreisjugendamt sollte ein Finanzcontrolling mit messbaren Zielen und steuerungsrelevanten Kennzahlen aufbauen und das Berichtswesen erweitern. Hierzu könnten beispielsweise die Kennzahlen aus diesem Bericht fortgeschrieben und regelmäßig ausgewertet werden.

Umsetzung: Mit dem Aufbau eines Finanzcontrolling mit messbaren Zielen und steuerungsrelevanten Kennzahlen ist in Zusammenarbeit mit der Kämmerei begonnen worden. Dieses schließt auch das Berichtswesen ein. Es wird u. a. geprüft, inwieweit SAP und das Fachverfahren SoPart dafür genutzt werden können.

Empfehlung 4

Das Kreisjugendamt sollte die Wirksamkeit und Zielerreichung, sowohl fallübergreifend, als auch auf Träger und einzelne Hilfearten bezogen, auswerten und für einzelne Sozialräume entsprechend aufbereiten. Damit hätte der Kreis eine gute und transparente Grundlage für die Steuerung der Hilfen.

Umsetzung: Das Fachcontrolling in Verbindung mit der Jugendhilfeplanung wird ausgebaut. Dazu werden die möglichen Konzepte sowie die Nutzungsmöglichkeiten der vorhandenen Fachsoftware geprüft.

Empfehlung 5

Das Kreisjugendamt sollte -wie geplant- die gelebten Standards und Arbeitsabläufe im Aufgabengebiet Hilfe zur Erziehung verbindlich verschriftlichen und nach Möglichkeit in einem Qualitätshandbuch festhalten.                                      

Umsetzung: Zu dieser Empfehlung ist bereits unabhängig von dem gpaNRW-Bericht zum 01.10.2022 eine Vollzeitstelle zur Qualitätsentwicklung geschaffen und mit einer langjährigen und erfahrenen Mitarbeiterin aus der Abteilung Soziale Dienste des Jugendamtes besetzt worden. Diese hat begonnen, zunächst alle relevanten Themen und Aufgaben für den Bereich der Qualitätsentwicklung zusammenzustellen und erste Strategien für die einzelnen Handlungsfelder zu entwickeln.

Empfehlung 6

Das Kreisjugendamt sollte die einzelnen Prozessschritte für das Hilfeplanverfahren detailliert in Verfahrensstandards beschreiben. Dabei sollte es Regelungen zur Rückkehr- oder Verselbstständigung implementieren und darin die Begrenzung von Fachleistungsstunden sowie der Dauer von Hilfen im Rahmen einer Kostenhierarchie festlegen.

Umsetzung: In dem zu erstellenden Qualitätshandbuch werden die Prozessabläufe beschrieben und relevante Steuerungsmöglichkeiten festgelegt. Mit der Erstellung des Qualitätshandbuches ist begonnen worden.

Empfehlung 7

Das Kreisjugendamt sollte das Anbieterverzeichnis um Erfahrungswerte der Fachkräfte ergänzen und allen Fachkräften zur Verfügung stellen.

Umsetzung: In die Fachsoftware wird eine Anbieterverzeichnis eingefügt einschl. der Möglichkeit der Kommentierung und dem Hochladen der Entgeltvereinbarungen und Leistungsbeschreibungen. Dieses ist noch in Bearbeitung.

Empfehlung 8

Der Rhein-Kreis Neuss sollte die bildhaften Prozessbeschreibungen erweitern und in verbindlichen Verfahrensstandards mit Zuständigkeiten, Fristen und Bearbeitungszeiten verschriftlichen.

Umsetzung: In dem zu erstellenden Qualitätshandbuch werden die Prozessabläufe bildhaft dargestellt und die Verfahrensstandards beschrieben. Mit der Erstellung des Qualitätshandbuches ist begonnen worden.

Empfehlung 9

Der Rhein-Kreis Neuss sollte die systemimmanenten Prozesskontrollen in der Fachsoftware, wie z.B. automatisierte Wiedervorlagen, Plausibilitätsprüfungen und Warnlisten, auch für die Fachkräfte im ASD einheitlich nutzen und prozessunabhängige Kontrollen einführen. Vorher sollte der Kreis die ASD-Fachkräfte schulen.                                              

Umsetzung: Die erweiterten Möglichkeiten der Prozesskontrolle über die Fachsoftware befinden sich in der Prüfung.

Personaleinsatz

Empfehlung 10

Der Rhein-Kreis Neuss sollte für den ASD und die WiJu Instrumente für die Personalbemessung entwickeln und nutzen. Anhand von Prozessbeschreibungen sollte das Kreisjugendamt individuelle Personalrichtwerte festlegen und anschließend regelmäßig überprüfen und fortschreiben. Das ermöglicht einen sachgerechten und transparenten Personaleinsatz.                                       

Umsetzung: Mit ZS 2 – Controlling/Organisation werden derzeit mögliche Instrumente zur Planung und Bereitstellung für eine bedarfsgerechte Personalbemessung erarbeitet.

Leistungsgewährung

Empfehlung 11

Der Rhein-Kreis Neuss sollte Fallzahlen, Aufwendungen je Hilfefall aber auch die Laufzeiten und die Fachleistungsstunden, sowohl träger- als auch hilfebezogen regelmäßig auswerten und analysieren. Zudem sollte er Obergrenzen von Laufzeiten und bei der Gewährung von Fachleistungsstunden in den Verfahrensstandards berücksichtigen.

Umsetzung: Der Ausbau eines Fachcontrollings für die Hilfeleistungen befinde sich in der Umsetzung. Eine über die Hilfeplanfortschreibung hinausgehende Überprüfung der Laufzeiten und Anzahl der Fachleistungsstunden, auch trägerbezogen, wird in die Verfahrensstandards aufgenommen.

Empfehlung 12

Der Rhein-Kreis Neuss sollte die Gründe für die Belegung der Pflegefamilien vor Ort durch andere Jugendämter analysieren und ggf. mehr Anreize für potenzielle Pflegeeltern entwickeln. Zudem sollte der Kreis die Akquise zur Gewinnung neuer Pflegefamilien wieder aufnehmen.

Umsetzung: Geplant ist, im Rahmen der Jugendhilfeplanung gemeinsam mit dem Pflegekinderdienst gezielt die Belegung der Pflegefamilien durch andere Jugendämter auszuwerten. Die Gewinnung von neuen Pflegefamilien wird im kommenden Jahr ein Schwerpunktthema für den Pflegekinderdienst sein.

Empfehlung 13.1

Um die Hilfeart transparenter darstellen zu können, sollte der Rhein-Kreis Neuss regelmäßig die Fallzahlen, die Aufwendungen, sowie die Laufzeiten auswerten.

Umsetzung: Mit dem Aus- und Aufbau des Fach- und Finanzcontrollings ist begonnen worden.

Empfehlung 13.2

Der Rhein-Kreis Neuss sollte seine Maßnahmen zur Rückführung und Verselbständigung in den Blick nehmen und ggf. verstärken. Als Grundlage könnte ein Rückführungs- und/oder Verselbständigungskonzept zielführend sein.

Umsetzung: Im Rahmen des Ausbaus des Fachcontrollings soll u. a. gezielt die Rückführung und Verselbständigung von jungen Menschen aus stationären Einrichtungen der Jugendhilfe evaluiert und ausgewertet werden. Ziel ist das Erstellen eines entsprechenden Konzeptes mit Schritten und Maßnahmen zur Rückführung und/oder Verselbständigung als Bestandteil des Qualitätshandbuches.

Empfehlung 14

Der Rhein-Kreis Neuss sollte für den Bereich der Jungen Volljährigen separate Verfahrensstandards verschriftlichen und ein eigenes Verselbständigungskonzept erarbeiten.

Umsetzung: Das sich im Aufbau befindliche Qualitätshandbuch wird dieses berücksichtigen. Insbesondere vor dem Hintergrund der Änderungen im KJSG für die jungen Volljährigen ist auch hier angestrebt, den Verselbständigungsprozess von jungen Menschen konzeptionell auf eine gute Grundlage zu stellen.