Beschlussempfehlung:

Der Kreistag beschließt den Abschluss der beigefügten „Öffentlich-rechtlichen Vereinbarung der Gemeinde Rommerskirchen mit dem Rhein-Kreis Neuss über die Einrichtung eines gemeinsamen Archivs“.

Sachverhalt:

In der Kulturausschusssitzung am 07.02.2011 wurde die Verwaltung beauftragt, zur Verstärkung der interkommunalen Zusammenarbeit des Archivwesens mit allen kreisangehörigen Städten und Gemeinden Gespräche zu einer möglichen Archivkooperation zu führen.

Ein solches Gespräch hat am 17.10.2011 im Rahmen des erweiterten Arbeitskreises „Archiv“, an dem alle Archivare des Rhein-Kreises Neuss und ein Vertreter des Landschaftsverbandes Rheinland teilnehmen, unter Beteiligung der zuständigen Dezernenten bzw. Bürgermeister stattgefunden.

Als Ergebnis konnte festgehalten werden, dass neben der Stadt Dormagen, die bereits mit dem Rhein-Kreis Neuss kooperiert, auch die Gemeinde Rommerskirchen Interesse an einer Kooperation der Archive angemeldet hat.

Im Archiv der Gemeinde Rommerskirchen sind Archivunterlagen seit dem 19. Jahrhundert bis heute untergebracht. Hierunter befindet sich auch das Archivgut der Jahre 1933 bis 1945, das, soweit bislang ersichtlich, vollständig erhalten ist. Die Archivberatung des Landschaftsverbandes Rheinland hat zur Sicherung des Archivgutes eine Kooperation mit dem Archiv im Rhein-Kreis Neuss empfohlen.

Derzeit gibt es im Archiv der Gemeinde Rommerskirchen einen Bearbeitungsrückstand, der mit der Archivübergabe vom Rhein-Kreis Neuss in den nächsten Jahren abgebaut werden soll.

Nach Gesprächen mit der Gemeinde Rommerskirchen wurde dieser in Anlehnung an den öffentlich-rechtlichen Vertrag der Stadt Dormagen, der einen Personen- und Sachkostenzuschuss vorsieht, am 28.03.2012 ein entsprechendes Angebot unterbreitet (Anlage). Im Rahmen dieser Vereinbarung bietet der Kreis an, die mit den Aufgaben betraute Fachkraft in den Dienst des Kreises zu übernehmen.

Hierfür erstattet die Gemeinde pauschal die Personal- und Sachkosten für einen tariflich Beschäftigten (19,5 Wochenstunden) der Entgeltgruppe 8 TVÖD.

Der derzeitige Mitarbeiter der Gemeinde steht nach eigener Aussage einem Wechsel in das Archiv im Rhein-Kreis Neuss positiv gegenüber. Zum 31.12.2012 scheidet ein Mitarbeiter des Archivs im Rhein-Kreis Neuss aus, so dass sich durch die Übernahme des Mitarbeiters der Gemeinde Rommerskirchen Synergieeffekte ergeben könnten. Diese lassen sich wie folgt konkretisieren:

• Konzentrierung und Sicherung der räumlichen Unterbringung des Archivgutes an einer Stelle für die nächsten 50 Jahre im Einklang mit den technischen Anforderungen an die Archivierung;
• Elektronische Erfassung des Archivgutes in einem anerkannten Archivprogramm (Augias) einschließlich der elektronischen Führung von Findbüchern;
• Mittelfristig Übertragung von Werkstattaufgaben auf den zu übernehmenden Mitarbeiter (frei werdende Stelle beim Rhein-Kreis Neuss);
• Einbeziehung der Rommerskirchener Grundschulen in die Archivpädagogik;
• Öffnung des Archivs für wissenschaftliche Auswertungen;
• Mittelfristig Sicherstellung der Digitalisierung der Personenstandsbücher der Gemeinde Rommerskirchen.

Seitens des Kreises ist beabsichtigt, die Kooperation mit dem Archiv der Gemeinde Rommerskirchen zum 01.01.2013 vorzusehen.

Der Rat der Gemeinde Rommerskirchen wird am 27.09.2012 über die Kooperationsvereinbarung entscheiden.

Im Falle einer Kooperation ist geplant, in 2013 den Südflügel des Archivs im Rhein-Kreis Neuss auszubauen, damit eine Übernahme der Archivunterlagen der Gemeinde Rommerskirchen im Jahr 2014 dorthin erfolgen kann. Die Übernahme der bei der Gemeinde Rommerskirchen vorhandenen Kompaktusanlage wird zurzeit geprüft.